1日・1か月・1年の流れを「仕事の片づけ」で理解する

簿記を勉強し始めると、いきなり知らない言葉が次々と登場します。

仕訳。

転記。

総勘定元帳。

試算表。

決算整理。

損益計算書。

貸借対照表。

言葉だけを眺めていると、どこか秘密結社の会議資料のようです。

ですが、簿記がやっていることは、実はそれほど難しくありません。

簿記とは、会社で起きたお金の動きを記録し、整理して、最後に会社の成績を確認する仕組みです。

もっと簡単に言えば、

会社で起きたことをメモして、種類ごとに整理し、月末に確認して、年末に成績表を作る。

これが簿記です。

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簿記は「会社の記憶」を残す仕事

たとえば、今日こんなことがあったとします。

あなたは、ひとりでWeb制作の仕事をしています。

午前中に、お客さんからホームページ制作代として10万円が振り込まれました。

午後には、仕事で使うプリンター用紙を1,000円で買いました。

夜になると、Adobeの利用料金がクレジットカードから引き落とされました。

人間であれば、

「今日は仕事代が入った」

「紙を買った」

「Adobe代がかかった」

と覚えていられます。

しかし、1週間後には少し怪しくなります。

1か月後には、かなり怪しくなります。

1年後になると、ほぼ霧の中です。

そこで、会社で起きたことを忘れないように記録します。

これが簿記の始まりです。

簿記は、難しい計算方法というより、会社に記憶を持たせる仕組みなのです。

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簿記の仕事は「1日・1か月・1年」に分けると分かりやすい

簿記の作業は、大きく3つに分けられます。

時期	主な作業	たとえるなら
日々	取引を仕訳し、帳簿へ記録する	毎日の日記
1か月ごと	試算表を作って数字を確認する	月に一度の健康診断
1年ごと	決算整理をして決算書を作る	年末の大掃除と成績表

一度に全部理解しようとすると混乱します。

まずは、

毎日記録する
月に一度確認する
年に一度まとめる

と覚えてください。

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1日にやること

会社で起きたことを日記に残す

会社では、毎日のようにお金に関係する出来事が起こります。

商品を売る。

仕事を納品する。

材料を買う。

電気代を支払う。

給料を支払う。

銀行からお金を借りる。

こうした会社のお金や財産に影響する出来事を、簿記では取引と呼びます。

ここでいう取引は、単に誰かと契約することではありません。

会社のお金や財産が動いた出来事を指します。

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取引は「会社で起きた事件」

たとえば、あなたが200円の商品を現金で販売したとします。

会社では、次の2つのことが同時に起きています。

• 現金が200円増えた
• 売上が200円発生した

簿記では、この2つをセットで記録します。

現金　200円　／　売上　200円

これを仕訳といいます。

仕訳は、会社で起きた出来事を、簿記の言葉に翻訳する作業です。

外国語の翻訳と少し似ています。

「商品を売って200円を受け取った」

という普通の文章を、

現金　200円　／　売上　200円

という簿記の文章に翻訳しているのです。

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仕訳は「左右2つの箱」に分ける作業

簿記の仕訳では、取引を左右に分けます。

左側を借方、右側を貸方と呼びます。

ここで多くの人が立ち止まります。

「借方だから借金のこと？」

「貸方だから誰かに貸したの？」

そう考えたくなりますが、最初は意味を深く考えなくても大丈夫です。

借方と貸方は、いったん次のように考えてください。

借方は左の箱。
貸方は右の箱。

右と左には、それぞれ決められた種類の項目を入れていきます。

靴箱に右足と左足の靴を分けて入れるようなものです。

名前は少々ものものしいですが、作業自体は「左右に分ける」だけです。

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仕訳帳は「会社の日記帳」

仕訳をしたら、まず仕訳帳に記録します。

仕訳帳は、会社で起きた取引を日付順に並べた帳簿です。

たとえば、次のようになります。

4月1日　現金200円／売上200円
4月2日　消耗品費100円／現金100円
4月3日　通信費500円／現金500円

仕訳帳を見ると、

「4月1日に何が起きたのか」

「4月2日に何を買ったのか」

という時間の流れが分かります。

人間の日記と同じです。

ただし、仕訳帳には一つ弱点があります。

現金だけを確認したいときも、売上だけを確認したいときも、最初から全部読まなければなりません。

そこで、次の作業が必要になります。

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転記は「日記から項目別ファイルへ移す作業」

仕訳帳に書いた内容を、今度は項目ごとに分けて記録します。

現金の取引は現金のページへ。

売上の取引は売上のページへ。

通信費の取引は通信費のページへ。

この書き写す作業を転記といいます。

そして、現金、売上、通信費など、項目ごとに記録する帳簿を総勘定元帳といいます。

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仕訳帳は日記、総勘定元帳は人物別ファイル

学校の先生を想像してみてください。

先生は毎日の出来事を日記に書いています。

4月1日　佐藤さんが宿題を提出した
4月2日　鈴木さんが遅刻した
4月3日　佐藤さんがテストで90点を取った

この日記を読めば、その日に何が起きたのかは分かります。

しかし、佐藤さんの記録だけを確認したい場合、毎日の日記を全部読み返さなければなりません。

そこで、佐藤さん専用のファイルを作ります。

鈴木さん専用のファイルも作ります。

これが総勘定元帳の考え方です。

仕訳帳が日付順の日記なら、総勘定元帳は項目別のファイルです。

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1か月ごとにやること

試算表は「帳簿の健康診断」

毎日、仕訳と転記を続けていると、帳簿の数字はどんどん増えていきます。

当然、書き間違いも起こります。

200円と書くところを2,000円と書いてしまう。

左側に書くものを右側へ書いてしまう。

転記そのものを忘れてしまう。

人間が作業する以上、ミスを完全になくすことはできません。

そこで、1か月に一度くらい、帳簿の数字が合っているか確認します。

その確認に使う表が試算表です。

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試算表は「テスト」ではなく「答え合わせ」

試算表という名前を見ると、何かを試験されるような印象があります。

しかし、実際には帳簿の答え合わせです。

簿記では、一つの取引を必ず左右に同じ金額で記録します。

現金　200円　／　売上　200円

左に200円書けば、右にも200円書かれます。

そのため、すべての取引を正しく記録していれば、最終的には左側の合計と右側の合計が一致します。

合計が合わなければ、どこかで記入ミスや転記漏れが起きている可能性があります。

試算表は、帳簿に向かって、

「左右の数字、本当に合っていますか？」

と尋ねるチェックシートなのです。

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試算表には3つの種類がある

試算表には、主に次の3種類があります。

合計試算表

各項目について、左側と右側に記入された金額の合計を確認します。

残高試算表

左側と右側の差額、つまり残っている金額を確認します。

合計残高試算表

合計と残高の両方を確認します。

名前だけを見ると難しそうですが、

• 合計を見る表
• 残りを見る表
• 両方を見る表

という違いです。

初心者の段階では、この程度の理解で問題ありません。

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1年ごとにやること

決算は「会社の1年間を締めくくる作業」

会社は、一定の期間ごとに利益や財産の状態を確認します。

この区切られた期間を会計期間といいます。

たとえば、

4月1日から翌年3月31日まで

を1年間の会計期間とする会社もあります。

この場合、3月31日が決算日です。

個人事業主の場合は、原則として1月1日から12月31日までが会計期間になります。

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決算整理は「閉店後の店内チェック」

決算日になったら、すぐに決算書を作れるわけではありません。

帳簿には、まだ整理されていない数字が残っているからです。

たとえば飲食店が閉店したあとを想像してください。

レジの金額を確認する。

冷蔵庫に残っている商品を数える。

まだ支払っていない請求書を確認する。

翌月分として先に支払った金額を分ける。

壊れかけている設備の状態を確認する。

店を閉めただけでは、一日の仕事は終わりません。

最後に片づけと確認が必要です。

会社の帳簿も同じです。

決算書を作る前に、帳簿の数字を正しい状態に整えます。

この作業を決算整理といいます。

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決算整理で確認する「お金の忘れ物」

決算整理では、たとえば次のようなものを確認します。

• まだ支払っていない今年分の費用
• 来年分まで先に支払った費用
• まだ売れていない商品
• まだ受け取っていない売上
• 数年間使用するパソコンや設備
• 回収できない可能性がある売掛金

帳簿に書かれている金額をそのまま使うのではなく、

この金額は、本当に今年の売上なのか。
この費用は、本当に今年の費用なのか。

と確認していきます。

決算整理は、会社のお金に残された忘れ物を片づける作業です。

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決算書は「会社の成績表」と「健康診断書」

決算整理が終わったら、最終的に決算書を作ります。

代表的なものが、次の2つです。

• 損益計算書
• 貸借対照表

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損益計算書は「1年間の成績表」

損益計算書では、一定期間の売上、費用、利益を確認します。

たとえば、

売上　500万円
費用　400万円
利益　100万円

というように、会社が1年間でどれくらい稼いだのかを表します。

学校でいえば、1年間のテスト結果をまとめた成績表です。

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貸借対照表は「決算日時点の健康診断書」

貸借対照表では、決算日時点で会社がどのような財産を持ち、どれくらい借金があるのかを確認します。

現金はいくらあるのか。

銀行からの借入金はいくら残っているのか。

パソコンや設備をどれくらい持っているのか。

会社の体力を確認する表です。

人間でいえば、健康診断書や身体測定の記録に近いものです。

損益計算書が「1年間どうだったか」を表すのに対し、貸借対照表は「今どのような状態か」を表します。

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最後に帳簿を締め切る

決算書を作ったら、1年間使ってきた帳簿を締め切ります。

これを帳簿の締め切りといいます。

帳簿の中で、

ここまでは今年度の記録です。
ここから先は来年度の記録です。

という線を引くような作業です。

昔のアルバムを閉じ、新しいアルバムを開くようなものです。

現金や借入金など、翌年にも残るものは次年度へ引き継ぎます。

一方で、売上や通信費など、その年度の成績を表すものは一度ゼロに戻し、新しい年度を始めます。

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簿記の流れを一枚にするとこうなる

簿記の一連の流れは、次のようになります。

会社で取引が発生する
　　　↓
取引を仕訳する
　　　↓
仕訳帳に記録する
　　　↓
総勘定元帳へ転記する
　　　↓
試算表を作る
　　　↓
決算整理をする
　　　↓
損益計算書と貸借対照表を作る
　　　↓
帳簿を締め切る

最初から細かい仕訳を暗記する必要はありません。

まずは、

起きたことを記録する。
項目ごとに整理する。
月に一度、数字を確認する。
年に一度、成績をまとめる。

この流れをつかむことが大切です。

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簿記は税金のためだけにあるのではない

起業やフリーランスを始めると、簿記は確定申告のために必要なものだと思いがちです。

もちろん、税金を計算するためにも必要です。

しかし、簿記の本当の役割はそれだけではありません。

売上は増えているのに、なぜか銀行のお金が減っている。

仕事は忙しいのに、なぜか利益が残らない。

クレジットカードの支払いが、来月いくら来るのか分からない。

こうした経営上のモヤモヤを、数字で説明してくれるのが簿記です。

簿記を学ぶことは、税理士になるためではありません。

自分の仕事が、今どんな状態なのかを知るためです。

会社のお金は、何も言わずに増えたり減ったりします。

簿記は、その無口なお金に説明をさせるための道具なのです。

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今回はここだけ覚えれば大丈夫

簿記の作業は、大きく分けると次の3段階です。

毎日　　取引を仕訳し、帳簿へ記録する
毎月　　試算表を作り、記録ミスを確認する
毎年　　決算整理を行い、決算書を作る

次の記事では、この流れの最初に出てくる取引について説明します。

「スーパーで商品を買う」のも取引ですが、「銀行からお金を借りる」のも簿記では取引です。

一方で、商品を注文しただけでは、取引として記録しない場合もあります。

この少し不思議な違いを、会社で起きる「事件」にたとえて見ていきます。